Inkoopadviseur wereldwijde leveringen & diensten en/of werken

Functieomschrijving

Buitenlandse Zaken is op zoek naar 2 nieuwe collega’s voor het inkoopteam. Eén voor het inkopen van leveringen & diensten en één voor Werken. Als inkoopadviseur bij Buitenlandse Zaken heb je dagelijks contact met verschillende ambassades over de hele wereld. Onze inkoopafdeling bedient namelijk ruim 150 Nederlandse vertegenwoordigingen, zoals ambassades en consulaten, wereldwijd en het ministerie in Nederland zelf, iets wat deze functie zo uniek maakt. Ook stel je aanbestedingsdocumenten en contracten op in bijvoorbeeld het Engels en Frans. Vandaar dat een speciale vereiste voor deze baan een talenknobbel is! Je bent werkzaam op de afdeling Inkoop van de Financiële Service Organisatie (FSO) en draagt bij aan een optimale ondersteuning en advisering van de inkoopfunctie binnen Buitenlandse Zaken.

Je krijgt voornamelijk te maken met (complexe) meervoudig onderhandse inkooptrajecten op het gebied van leveringen en diensten zoals evaluatie, schoonmaak en beveiliging. Het kan zijn dat er aanbesteed moet worden in een risicovol land, bijvoorbeeld vanwege een instabiele- of oorlogssituatie. Hierdoor is de veiligheid van ambassademedewerkers topprioriteit en gaat de inkoopadviseur samen met de ambassade op zoek naar een passende oplossing.

Op het gebied van Werken krijg je te maken met meervoudig onderhandse inkooptrajecten maar ook met Europese aanbestedingen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een aannemer contracteert voor het renoveren van de residentie in Parijs maar ook voor een nieuwbouw op de compound in Juba. Daarnaast kan het ook zo zijn dat je technisch onderhoud inhuurt voor het ambassadegebouw in Tokio.

Ook kan je met politiek gevoelige dossiers te maken krijgen, waardoor je een langdurigere en intensievere samenwerking met belangrijke stakeholders zult hebben. Wat de inkoopbehoefte ook is, jij bent een stevige gesprekspartner en adviseur voor directies in Den Haag en onze vertegenwoordigingen in het buitenland. Dankzij jou verloopt het inkooptraject rechtmatig en procesmatig vlekkeloos. Verschillen in taal en cultuur kunnen bijdragen aan complexiteit, maar maken het werk juist ook extra uitdagend. Je denkt actief mee en bezit een goede dosis creativiteit.

Wat ga je doen?

Je adviseert en informeert budgethouders over het inkoopbeleid, de inkoopprocedures, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen de inkoopprojecten van de desbetreffende directie/post en stelt mede overeenkomsten op, eventueel in samenspraak met de juridische afdeling. Je wijst de budgethouders op de risico’s m.b.t. de aanbestedingsgrenzen.
Je begeleidt het inkooptraject door het opstellen van een inkoopstrategie, het eventueel uitvoeren van marktonderzoek, het opstellen & controleren van de aanbestedingsdocumenten, het begeleiden van het beoordelingsproces en het zorgen voor een rechtmatige gunning waarna vervolgens de overeenkomst gesloten kan worden.
Je levert een bijdrage aan het implementeren en evalueren van het departementaal inkoopbeleid.

Functie-eisen

Je beschikt minimaal over HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld door een afgeronde opleiding richting bedrijfseconomie, logistiek, facilitair, juridisch of techniek);
Je hebt ervaring als inkoopadviseur die zelfstandig verantwoordelijk is voor het begeleiden van aanbestedingen;
Je bent in het bezit van een relevante inkoopopleiding zoals bijvoorbeeld NEVI, Conducto, of daarmee vergelijkbaar. Je weet de EU-Richtlijnen op het gebied van aanbesteden voor de Rijks- of decentrale overheid, de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit goed toe te passen bij inkoopopdrachten.
Je kan de flexibiliteit tonen die nodig is bij het aanbesteden buiten Europa vanwege verschillen in tijd, taal en cultuur.
Je bent een teamspeler, analytisch sterk en weet op een tactvolle manier een opdrachtgever te overtuigen van de risico’s;
Je draagt creatieve oplossingen aan voor complexe vraagstukken. Daarbij durf je ook, als de situatie daar om vraagt, de grenzen van de regelgeving op te zoeken, zonder daarbij de geest van de wet uit het oog te verliezen;
Voor deze functie is een goede mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels een vereiste. Daarnaast is goede kennis van de Franse, Duitse of Spaanse taal een pré.

Heb jij vooral interesse in het aanbesteden van Werken dan verwachten wij dat jij kennis en ervaring hebt in het toepassen van het Aanbestedingsreglement Werken (ARW).

Hebben we je toch nog niet overtuigd van deze veelzijdige, interessante baan in ons leuke team? Lees dan dit artikel op werkenvoornederland.nl!

Bijzonderheden

We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
De selectiegesprekken vinden plaats in februari 2023.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De FSO, gevestigd op de Schedeldoekshaven 101 in Den Haag, telt ongeveer 180medewerkers en bestaat uit zes afdelingen: Financieel Beheer, Crediteuren Administratie, Kwaliteit, Inkoop & Externe Inhuuradvisering, Programma Management en Bankverkeer & Cash Management.

De afdeling FSO Inkoop & Externe Inhuuradvisering bestaat uit het Inkoopteam en het team externe inhuuradvisering, onder leiding van een hoofd van de afdeling. Het inkoopteam telt 12 medewerkers Het team externe inhuuradvisering bestaat uit 4 medewerkers. De sfeer op de afdeling is informeel, er wordt hard gewerkt en regelmatig onder hoge tijdsdruk. Er is echter altijd tijd voor een grapje en het sparren met een collega. Een aantal collega’s wordt on the job opgeleid, waardoor we veel waarde hechten aan goede onderlinge contacten. Van ervaren collega’s verwachten we dat ze hun kennis delen en minder ervaren collega’s begeleiden. Momenteel werken we hybride; een mix van thuis en op kantoor.

Het inkoopteam verzorgt aanbestedingen (inclusief minicompetities) voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Europese aanbestedingen voor diensten en leveringen worden uitgevoerd door de Rijks Inkoop Samenwerking (RIS). Europese aanbestedingen op het gebied van werken worden wel verzorgd door FSO Inkoop. Klanten van FSO Inkoop zijn naast de directies binnen het kerndepartement de circa 150 ambassades, consulaten, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen van Buitenlandse Zaken verspreid over de hele wereld. Tijdsverschillen, taal- en cultuurverschillen zorgen voor een bijzondere dynamiek.